依「檔案法」之精神，凡公務人員（含軍職人員）處理之公務文書均屬國家產物之範圍，均不得私藏、毀損或擅自移轉，或納入私人所擁有。是以各承辦人員所承（簽）辦之一切文件，均應妥慎處理並予歸檔。

惟實務上，仍有少數公務人員為便宜行事，擅自將公文附件抽存，或將相關提報（會議）資料另行存管，甚至僅將會議通知單歸檔，而會議之相關完整資料，均付諸闕如。倘未來該文書解密後，經他人依法申請、調閱，發現文件缺漏，承辦人員將負相關責任，不可不慎！